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电子采购系统

系统概述

电子采购系统处于企业供应链的关键环节,与外部各种相关的业务系统有交互。如下图所示。外部业务系统一般包括ERP、OA、工程管理软件等。

图4-1

系统逻辑结构

招标平台的软件体系结构设计必须能够支持在异构环境下基于容器的构件化设计,且具有跨平台能力。本项目采用J2EE架构作为招标平台技术架构。不仅本身具有灵活的多层分离的技术特点,同时对外提供webservice服务,可以方便第三方系统无缝接入。

图4-2

招标平台网络结构及部署是一种包括展示层、中间层和企业信息层的多层结构。分层方法可以将企业业务逻辑与客户视图分开,极大地增强了企业应用系统的扩展性、健壮性和可维护性,使得开发者能迅速改变原有的企业应用逻辑,并将新的应用系统插入到该平台中,从而使得企业能适应迅速发展的业务环境。

表示逻辑层

表示逻辑层负责产生招标平台的用户视图,并为浏览器客户提供相应的页面显示、定制和用户交互。表示层包括各种显示模块,如:权限和用户视图、供应商数据视图、招标项目视图等。表示层并不实现企业的实际业务逻辑,只是作为用户和业务之间的纽带,为用户生成用户视图和交互界面。企业业务逻辑的实现是在业务逻辑层完成的。

业务逻辑层

在业务逻辑层,通过开发各种分布式软件构件来实现招标平台在业务逻辑上的需求,这些构件覆盖了招标平台各个功能层次上的全部功能设计。

企业信息层

企业信息层包括数据库系统、扩展企业信息系统,如工程项目管理系统、ERP、物料电商等。招标平台与扩展企业其他信息系统的集成既可以在数据级,也可以在应用级。

功能逻辑结构


图4-3功能结构图

业务逻辑结构

集团公司的采购、物资和资产主要有集团集中管理和分公司自行管理,这些采购活动需要进行可靠的监管。XXX集团电子化招采平台通过灵活的组织和权限的管理,可以帮助XXX集团实现各级活动的有效监督和指导。

XXX集团电子化招采平台的集团公司采购活动与监管如下图,其中分公司有自己的监管部门,可以监管自己单位的采购业务,不能看到兄弟公司的业务;XXX集团可以监管所有下属单位的采购业务和集团公司的集中业务。

图4-4


设计技术路线

系统总体架构设计采用SOA(面向服务设计)架构设计,系统开发模块时的技术采用MVC框架使得每个功能模块之间的耦合度达到最低,在部署系统时通过面向服务的架构设计思想,将系统的各个部分根据所需服务器的内存、硬盘、处理速率的不同部署在不同的应用服务器进行管理,当用户访问系统时,系统会自动找到用户所要访问的不同功能所属的服务器为用户提供服务。

SOA的特性:

一种粗粒度、松耦合服务架构,服务之间通过简单、精确定义接口进行通讯,不涉及底层编程接口和通讯模型。

可从企业外部访问 B2B协议

随时可用

粗粒度服务接口

分级,粗粒度的服务比细粒度的服务重用性差,所以要采用不同的粒度等级来创建服务。在服务分级方面,须注意服务层的公开服务通常由后台系统(BES's)或SOA平台中现有的本地服务组成。因此允许在服务层创建私有服务是非常重要的。

松散耦合

服务接口作为与服务实现分离的实体而存在。大多数松散耦合方法都依靠基于服务接口的消息。基于消息的接口能够兼容多种传输方式(如HTTP、JMS、TCP/IP、MOM等)。基于消息的接口可以采用同步和异步协议实现。

当客户调用消息类Web服务时,客户通常会发送的是一个完整的文档(如采购订单),而非一组离散的参数。特点如下:

可重用的服务及服务接口设计管理

标准化的接口: Web服务使应用功能得以通过标准化接口(WSDL)提供,并可基于标准化传输方式(HTTP和JMS)、采用标准化协议(SOAP)进行调用。

支持各种消息模式: 无状态的消息、有状态的消息、等幂消息

精确定义的服务接口:系统采用SOA架构设计,有以下优势:

服务不需要与特定网络的一个特定系统相关联,可以通过类似url的形式调用方法。

协议无关的通信构架方便实现代码的重用,web service的封装和实现没有太大的关系,很多现有的方法都可以通过web service的方式发布。

采用web service使得调用是面向于服务,发布方对实现的修改可以相当灵活,这对业务需求的变更可以提供更好的适应性和做出更快的响应。

松耦合系统体系结构让集成更容易,这个集成的构成包括应用程序,过程和从另一些低复杂度服务而来的更复杂的服务。

服务客户可以动态的发现和连接可获得的服务。

SOA的架构设计符合云计算技术的基本理念,相比于其他设计方式能够更符合云服务对系统架构的要求,分布式的部署理念可以缩短系统反应时间,松耦合的体系结构可以更容易的进行系统的扩展升级,在SOA的架构下进行系统的开发可以不去考虑语言的障碍,即使不是同类语言开发的系统都可以在同一个服务中进行展现,根据SOA的松耦合和重用理念进行系统开发可以使系统的重用性更高,为以后的开发节省时间。

在线询比价采购

在线电子询比价系统具有自动化程度高,使用灵活等特点。对于需要进行询价和比价采购的商品,使用本系统功能。替代现有的电话、传真、邮件等传统方式进行的询比价操作,可以提高采购效率,降低人工采购成本。

业务流程

图5-16

业务方案

功能点
说明
创建项目
新建项目基本信息,增加标的信息,设定竞价规则,上传竞价的附属要求(技术文档,标书等)提交领导审核对审核不通过的项目,进行修改
项目公告
审核通过的项目,对外公告。将展示采购平台首页
邀请供应商
邀请供应商参与项目公开某个类别或区域的供应商参与项目
在线报价与限制
供应商在线报价对于公开的报价,限制前50名报价,后续不允许报价邀请的供应商不受限制
比价结果
报价截止时间后,查看各供应商报价情况,导出比价汇总表
中标分配
根据比价结果,进行预分配
中标审批
对分配的结果进行审核
授标与公告
审核通过的预中标结果,对外公告和授标



系统截图

图5-17比价视图


图5-18对比报价

协议采购



在线竞价采购

竞价采购是招标和竞价结合的采购模式,在招标的价格阶段引入反向拍卖的竞价机制,通过供应商之间的竞争,可以有效降低采购成本。

电子竞价采购子系统具有在线实时报价,实时排名等特点;采购方可以实时控制;系统提供单个产品竞价,多个产品单独竞价和多个产品打包竞价三种产品类型竞价方式。提供严格竞价和自由竞价两种模式。以及正式竞价,延时竞价,限制竞价次数,各种报价参数设置等竞价规则。

业务流程

图5-7

业务方案

功能点
说明
创建项目
新建项目基本信息,增加标的信息,设定竞价规则,上传竞价的附属要求(技术文档,标书等)提交领导审核对审核不通过的项目,进行修改
项目审批
对项目信息进行审核,审核不通过,退回发起人,修改
项目公告
审核通过的项目,对外公告。将展示在采购平台首页
邀请供应商
邀请供应商参与项目公开某个类别或区域的供应商参与项目
资格审查
对公开招标的报名供应商资料进行审核审核通过后的供应商才可以参加竞价
在线竞价
供应商根据设定的规则,在线实时报价,实时显示排名采购方对竞价进行控制,暂停与开始采购方可以看到在线的供应商采购方查看竞价的排名和明细报价
竞价结果
竞价结束后,导出竞价排名,竞价的汇总表,竞价明细表,供应商报价总体情况等
中标分配
根据竞价结果,进行预分配
中标审批
对分配的结果进行审核
授标与公告
审核通过的预中标结果,对外公告和授标



系统截图如下:

图5-8 竞价大厅



图5-9 竞价曲线




在线招投标

在线招投标系统根据物资采购部门对招投标业务实际操作和管理的需要,在分析、总结、提炼现有招投标工作流程、习惯和经验的基础上,通过综合利用多项网络信息技术,遵循传统业务流程,为物资采购和招投标的电子化管理提供有效的手段,从而有助于提高物资管理水平和招投标工作效率。

招投标采购子系统具有在线投标,在线开标,在线问答,在线评标等特点。

业务流程

 图5-10

业务方案

需求
需求描述与方案
创建项目
录入项目基本信息,标的物信息,招标规则,投标文件要求,附属条件等
项目审批
根据项目金额和采购类型,选择相应的审批流程;将项目信息提交领导审批
项目公告
项目对外公告。供应商可以查看公告内容。
邀请供应商
邀请供应商参加投标。对于公开的项目,供应商可以申请参加,采购方进行审核。
已邀请供应商的审核
对于已邀请的供应商或者初审通过的供应商,提交领导审核。通过后,自动通知供应商参加项目。
资格审查
对公开招标的报名供应商资料进行审核审核通过后的供应商才可以参加投标
抽取评标成员
根据规则抽取参与评标的专家
标书费用、保证金管理
供应商交纳相关费用,财务进行处理,处理后供应商才可以进行相应操作
标前澄清
供应商向招标方提出问题,招标方进行澄清。招标方也可以主动澄清。
在线投标
供应商在线投标,包括报价单和投标文件。录入加密密码
在线开标
开标时间到了之后,评标委员会成员同时在线开标,供应商配合开标
标后澄清
开标后,针对有疑问的投标信息,要求供应商在线澄清。
在线评标
结合在线生成的厂商资质对比信息表、开标情况、洽谈结果综合打分后输入意见,并生成评标定标报告送审领导决策
预中标结果及提交审批
根据评标结果,生成评标汇总和预中标结果,送审领导决策
领导审批
根据审批流程,各级领导、招标小组,招标委员会对招标结果审批
授标与公告
审批通过后,对供应商授标与对外公告



系统截图如下:

图5-11


图5-12待发布招标单


图5-13待抽取评委项目列表


图5-14开标评标项目


图5-15开标大厅




供应商管理

供应商管理是物资供应链中的重要环节。涉及供应商注册,审核,维系直至淘汰的过程。还包含供应商产品维护,供应商评估等功能。

管理流程

图5-20

供应商准入

供应商通过门户网站注册,当采购方需要某一类型供应商时,可以发起供应商准入审核流程。

功能点
说明
供应商注册
供应商在采购平台注册。
供应商基本信息包括联系人基本信息、供应商基本信息和供应商资质文件。
联系人信息,包括登陆名,密码,姓名,电话,邮件等
供应商基本信息,包括企业名称,注册资本、法人信息,公司财务帐号,开户银行,联系方式,业绩描述,产品描述等信息
供应商考察
根据需要,选择供应商进行考察,形成考察报告,录入招标平台。考察结果通过后,成为候选供应商。可以作为项目的邀请对象。
供应商查询
按照供应商名称、供应商账号等条件,查找供应商
信息查看
查看某一个供应商信息资料
供应商审核
发起审核流程。各部门对供应商各部分信息进行审核
数据发送ERP
审核通过,招采系统调用主数据系统接口,上传到主数据系统


获取内部主键
ERP生成内部主键后,招采获取内部主键
项目邀请
邀请合格供应商和准供应商参与各种项目
项目资格审查
公开的招标项目,供应商申请后,进行资格审查



供货分类变更管理

功能点
说明
变更申请
供应商填写准备变更申请表
组织考察
根据申请的产品分类情况,决定是否需要组织考察;
需要考察,组织考察,提交考察报告
领导审核
审核考察结果



供应商信息变更

关键信息的变更:供应商名称表更,信用代码证,银行账号等。

功能点
说明
变更申请
供应商填写变更申请。提供变更证明,工商变更证明,资质文件。
各级领导审核
供应商管理员审核
分管领导审核
更新到ERP系统
审核通过,自动更新
调用ERP系统接口,上传到ERP



一般信息变更:注册资金,联系人、联系方式。

现有流程
描述
变更申请
供应商填写一般变更申请,包括注册资金,联系人、联系方式
领导审核
供应商管理员审核
资产管理部领导审核
更新到ERP系统
审核通过,调用ERP系统接口,上传到ERP



供应商资质到期提醒

功能点
说明
资质到期提醒
供应商资质到期30天前,系统自动提醒相关供应商重新提交新的资质文件。
资质过期供应商清单
供应商管理员,查看资质即将过期和已过期的供应商名单
资质重新提交审核的供应商清单
重新提交资质文件待审核的供应商清单。
审核重新提交的资质文件
对重新提交的资质文件进行审核。审核通过后,系统自动通知该供应商。
资质文件审核通过的供应商清单
供应商重新提交资质,已审核通过。包括历史审核记录。
已退回资质文件的供应商清单
资质文件审核不通过的供应商清单
查看审核结果
供应商查看资质文件审核结果




日常重大问题处理与黑名单

现有流程
描述
重大问题提交
采购部或者使用部门,或者资产管理部发现,在线提报领导
领导审批
相关领导审批
上网通报公示
在招采系统公示
导出结果,XXX集团网站公示
暂停供应商半年或者一年。
直接退出
更新到ERP系统
审核通过,调用ERP系统接口,上传到ERP
供应商黑名单
查看禁用的供应商清单。包括禁用开始时间,禁用结束时间。禁用原因。
重新启用
对于禁用时间结束的供应商,系统自动启用该供应商。
对于长期禁用的供应商,如果需要重新启用,则录入启用原因,提交审核。
审核重新启用
审核重新启用的供应商,审核通过后,系统自动启用该供应商。



供应商日常问题整改

功能点
说明
供应商整改问题提交
对采购过程中发现的供应商问题,提出整改意见,提交审核
整改问题审核
审核提交的整改问题
整改问题发布
审核通过后,系统自动发布到门户。并系统通知该供应商。
供应商整改反馈
供应商整改后,在系统提交整改说明。提交审核。
整改结果确认
对供应商的整改结果进行确认



合格供应商考核评价

供应商评估方案涵盖了从指标设计到数据收集直至汇总、分析以及结果沟通,供应商评估结果将作为供应商绩效改进和供应商差异化管理策略的依据

合格供应商考核评价主要包括年度定期评估、合同履约评估。

图3-2

年度定期评估

现有流程
描述
组织年度评审
评分表,各相关部门(采购部门、使用单位等)对各自管理分项进行打分。
汇总到供应商管理部
上网公示
年度评审报告,上网通报公示。
更新到ERP系统
审核通过,调用ERP系统接口,上传到ERP
列入黑名单或整改名单
根据年度评审结果,级别低的供应商,直接淘汰
评级靠后的供应商,期限内整改。



考核指标

图3-3

合同履约评估

对每个供应商合同的履约情况进行实时评估。考核指标同年度考核指标。

供应商评估结果

根据评估结果对自动分级。

图3-4


供应商投诉建议

供应商认为采购活动中的不合理的地方,或者违反公开、公平、公正原则的情况,有投诉的地方。系统提供在线提交投诉资料、投诉电话等方式。

业务方案

功能点
说明
在线投诉建议
供应商录入投诉标题,内容,附件等。在线提交。
投诉处理
公司监督部门收到投诉建议后,及时了解情况,在线给予回复。



系统截图如下:

图5-21




订单协同

订单协同可以更好的实现供需双方的信息互动,及时高效的完成采购活动,大大减少原有模式的工作量。

业务流程

图5-28

业务方案

功能点
说明
订单生成
招采平台生成订单信息,并且同步到ERP。
提醒供应商进行确认
订单确认
供应商收到提醒后,在线确认订单(是否能送货,送货时间等)
供应商送货
供应商在线开具送货单(商品、送货数量、收货公司,收货地址、物流公司、物流单号等),按照订单确认的时间安排送货
仓库人员收货
仓库人员登陆招标平台,进行收货确认。
系统同步收货信息到ERP
退货管理
对发现问题的货物,在ERP中进行退货管理。同步退货信息到招标平台。



系统截图

图5-29供应商后台


图5-30采购后台


网上对账

网上对账为了方便供应商线上比对自己的订单、送货、付款情况,减少采购方业务人员的工作量。

系统在每个月设定时间,自动提醒上个月有账务往来的供应商,对自己的对款信息进行核对确认。

对账流程

图5-31


业务方案

功能点
说明
获取发票信息
招采平台从ERP获取对账的发票信息,系统自动与对应的订单、收货信息关联。
系统自动提醒对账
根据系统设定的时间,系统自动提醒需要对账的供应商进行对账确认
供应商对账
供应商查看订单、送货、发票及付款信息。
没有异议,点击确认
有异议,在线提交问题。
采购业务人员
对供应商有异议的对账信息。比较ERP的信息。找出原因,回复供应商。



库存信息共享

对于采购的核心物资,由核心供应商供货,这部分货物采用寄存的方式。为了能够及时补货,需要让每个供应商看到自己的货物实时库存信息。

业务流程

图5-32

业务方案

功能点
说明
查看库存信息
由于数据仅仅是为了查看,招采平台可以直接从ERP数据库中间表查找数据,在招采平台展示给供应商查看。
库存预警
系统定时轮询中间表,当货物数量低于设定警戒值时,自动提醒供应商及时查看,准备补货。



投诉建议

供应商认为采购活动中的不合理的地方,或者违反公开、公平、公正原则的情况,有投诉的地方。系统提供在线提交投诉资料、投诉电话等方式。

业务方案

功能点
说明
在线投诉建议
供应商录入投诉标题,内容,附件等。在线提交。
投诉处理
公司监督部门收到投诉建议后,及时了解情况,在线给予回复。